Na een periode van afwezigheid mochten we afgelopen woensdag eindelijk weer genieten van een live kennisbijeenkomst van het Kenniscentrum Events, met als thema ‘Scoren met eventbeleving’. Gastspreker was Peter Velthuis, oprichter van de unieke Tocht om de Noord, een evenement dat natuur, cultuur en Groningse geschiedenis op een unieke manier weet te verbinden. De setting was eveneens in het thema, diep verscholen in de besneeuwde natuur van het Drentse dorp Orvelte, bij IVN de Veldhoeve.
Bij aankomst werd iedereen hartelijk ontvangen met wat hapjes en drankjes. Nieuwe gezichten vulden de ruimte en vonden direct aansluiting bij elkaar. Voor aanvang van de bijeenkomst maakten we een voorstelronde langs de deelnemers. Ieder deelde enthousiast waarom ze aanwezig waren en hoe ze de opgedane kennis wilden gaan inzetten. Elk individu had op zijn eigen unieke wijze een reden waarom deze kennisbijeenkomst bijdroeg aan zijn of haar situatie.
Scoren met beleving
Peter Velthuis, het brein achter het wandelevenement Tocht om de Noord, nam ons met een inspirerende presentatie mee in het ontstaan en de doorontwikkeling van het evenement. Hij gebruikte hierbij het ‘SCOREN-model’, waar hij recent een boek over schreef, wat toepasbaar is voor evenementen en recreatieve activiteiten. Stap voor stap onthulde hij de magie achter het succes van Tocht om de Noord, met inmiddels twee keer 6.000 deelnemers en jaarlijks binnen een paar minuten uitverkocht. De zes stappen van het SCOREN-model – signaleren, creëren, offreren, realiseren, effectueren en innoveren – werden met veel detail en voorbeelden belicht.
Fasen zoals het ‘signaleren’ waarbij je je inleeft in de doelgroep en probeert te begrijpen welke beleving zij behoefte aan hebben, het ‘creëren’ van een creatief concept gebaseerd op de signalen, en het ‘offreren’ waarbij het vooral gaat om het vinden van het juiste momentum. Jaarlijks zoekt de Tocht om de Noord aansluiting bij een thema of verhaal dat dat jaar speelt. Denk aan verbindingen met 75 jaar vrijheid (2021), 100 jaar Grunnens Laid (2019), 100 jaar kunstvereniging De Ploeg (2018) of 300 jaar geleden dat de Kerstvloed plaatsvond (2017). Elk jaar een ander deel van Groningen, elk jaar een ander thema, andere partners die passen bij het gekozen thema, zo sluit het evenement elk jaar aan op bestaand momentum en weet het de vaste deelnemers elke keer weer te verrassen.
Na het creatieve proces is er ook zaak dat het evenement goed georganiseerd wordt. ‘Realiseren’ staat voor het daadwerkelijk tot leven brengen van het concept, waarbij taken nauwkeurig worden vastgelegd in draaiboeken. Alle dorpen op de route worden intensief betrokken bij dit proces, waarbij iedereen zelf bijdraagt aan het succes van de tocht. ‘Effectueren’ vraagt om waakzaamheid en flexibiliteit, omdat evenementen zelden precies verlopen zoals gepland. Ten slotte, ‘noveren’, waarbij evaluatie en feedback essentieel zijn voor de voortdurende ontwikkeling van het evenement. Dus niet renoveren (repareren), niet innoveren (compleet vernieuwen), maar noveren (door ontwikkelen).
Samen gingen we aan de slag met de vraag: “Wat is beleving en hoe creëer je een onvergetelijk evenement?” Hier werden de zintuigen genoemd als sleutelwoorden. Beleving moet emoties opwekken door het bespelen van meerdere zintuigen: geluid, beeld, gevoel, ruiken, proeven. De Tocht om de Noord bespeeld alle elementen met wandelen door gebouwen, theater, proeverijen, meegenomen worden in lokale verhalen en geschiedenis. Met een uitvoering tot in de kleinste details, die naadloos aansluiten op het verhaal en thema van deze editie, om zo een onvergetelijke ervaring te bieden aan de deelnemers. Hij had een aantal boeken mee gebracht die hem geïnspireerd hebben om tot zijn evenement te komen. Zijn eigen dunne en praktische boek ‘SCOREN met Groningen’ is een handzame weergave van zijn jarenlang opgebouwde kennis en ervaring, waarmee je als organisator direct mee aan de slag kan.
Aan de slag
Na het inspirerende verhaal van Peter Velthuis, namen stagiaire Jessica de Franco en coördinator Nynke Zijlstra vanuit het Kenniscentrum Events ons mee op een verdiepende reis door het beleveniseconomie model van Pine & Gilmore. De theorie maakt onderscheid tussen twee dimensies – actief versus passief en absorptie versus onderdompeling – om belevingen te classificeren. Hieruit ontstaan vier domeinen die als organisator binnen een concept gecombineerd kunnen worden: entertainment, educatie, esthetiek en escapisme. In de workshops gingen deelnemers aan de hand van voorbeelden en kleurkaarten de verschillende belevenisdomeinen herkennen.
Vervolgens kregen alle deelnemers de gelegenheid om het model toe te passen op hun eigen evenement. Jessica en Nynke waren beschikbaar voor individuele ondersteuning en interactie, waardoor de deelnemers persoonlijk begeleid werden in dit proces. De sessie werd afgerond met de mogelijkheid voor elke aanwezige om zijn of haar evenement aan te melden via de website https://www.drenthe.nl/evenementen-activiteiten om de zichtbaarheid van de Drentse evenementen verder te vergroten. Voor eventuele vragen of hulp staan we tot ieders beschikking!
Wij willen iedereen bedanken voor zijn/haar aanwezigheid en inspirerende verhalen!