Afgelopen dinsdag 10 juni vond er weer een kennisbijeenkomst plaats voor organisatoren van sportevenementen. Het thema was: ‘sportevenementen: the next step’. Het is gebleken dat het voor kleinere sportevenementen steeds lastiger wordt om het hoofd boven tafel te houden. Veel evenementen hebben dan ook de ambitie om te groeien. In een interactieve workshop is gewerkt aan ontwikkelen van ideeën om meer uit het sportevenement te halen.

Recent verscheen er een interessant onderzoek van onderzoekers van BMC en de HAN met als thema ‘Maak van je evenement een A-merk’. Het rapport staat vol tips over organisatie, programma, communicatie en financieringsmogelijkheden. Tijdens de kennisbijeenkomst werd door workshopleider Hans Slender (Sportplein Groningen) de kern van dit rapport samengevat en zijn de organisatoren aan de slag gegaan met het toepassen van deze ideeën op het eigen evenement.

Het unieke van een sportevenement is dat het een korte en intense belevenis biedt na een lange aanloop. Daarnaast is het organiseren complex doordat er vaak veel partijen bij betrokken zijn. Het is daarom goed om als organisator het overzicht te hebben over het businessmodel van het evenement. Tijdens de workshop werd er gestart met het invullen van het ‘business model canvas’ van Alexander Osterwalder. Belangrijkste ingrediënten zijn de doelgroep, de waarde die het evenement toevoegt, het financieringsmodel en de partnerships. Op basis van een analyse van de huidige situatie gingen de organisatoren op zoek naar nieuwe kansen.

Nieuwe businessmodellen
Het canvas helpt met inzicht krijgen in de huidige situatie en biedt de mogelijkheid om ook nieuwe verbanden te zien. Daarnaast is het canvas ook uitstekend toegepast worden op non-profitorganisaties (zoals veel evenementen), omdat het over het creëren van waarde gaat en niet alleen financiële winst. Wat inzichten die tijdens de workshop naar voren kwamen:

    • Klanten/doelgroep: zorg dat je scherp hebt welke doelgroepen je bedient en dat je weet wat hun wensen en behoeften zijn. Kies de doelgroep niet te smal. Er is wellicht een kleine groep mensen specifiek geïnteresseerd in het evenement in jouw tak van sport, maar door er een leuk totaalprogramma van te maken kan je het toch voor een bredere doelgroep interessant maken. Een vaak vergeten doelgroep zijn de familie of vrienden van deelnemers bij evenementen, wat heb je hen te bieden?
    • Waardepropositie: wat onderscheid jouw evenement van andere vormen van vrijetijdsbesteding? Wat heb je de verschillende doelgroepen te bieden? Zorg dat het evenement unieke elementen heeft, maar ook dat het authentiek is. Alle verschillende onderdelen van het evenement moeten dezelfde sfeer ademen om de bezoeker daadwerkelijk onder te dompelen in een unieke beleving. Maar kijk bijvoorbeeld ook naar wat het evenement de lokale gemeenschap te bieden heeft. Steun vanuit lokale overheden wordt steeds vaker gekoppeld aan het daadwerkelijk creëren van maatschappelijke waarde.
    • Distributie en klantrelatie: zorg dat je het contact met de klant houdt. De beleving van een evenement kan verlengd worden door vooraf de doelgroep al met enige regelmatig warm te maken door foto’s, video’s en verhalen van de voorbereiding en eerdere edities. Na afloop kan je de beleving langer vast houden door terug te blikken. Hoe beter de betrokkenheid vastgehouden wordt, des te meer kans op een herhaald bezoek.
    • Verdienmodel: evenementen hebben veel verschillende inkomstenbronnen: bezoekers/deelnemers, sponsoren, subsidie, horeca, merchandise, etc. Dit biedt kansen, maar maakt het ook ingewikkeld. Interessant is de zoektocht naar nieuwe modellen zoals het gratis model. Gratis entree, waardoor er veel meer bezoekers kunnen komen, en daarmee kansen biedt voor horeca, sponsoring en subsidie. Ook crowdfunding kan nieuwe mogelijkheden creëren. Het is goed om niet automatisch aan het gebruikelijke verdienmodel vast te houden en te verkennen welke kansen er nog zijn.
    • Bronnen en activiteiten: steeds belangrijker worden de side-events bij evenementen. Deze bieden veel kansen, maar kosten ook tijd, energie en middelen. Het is belangrijk om kritisch te zijn naar wat wel en niet bij het evenement past en of het lukt om deze extra activiteiten daadwerkelijk voor elkaar te krijgen. Dit kan bijvoorbeeld met hulp van vrijwilligers en stagiaires.
    • Partnerships: de partnerships met de financierende partijen hebben de meeste evenementen goed voor elkaar. Maar hoe zit het met de media, met maatschappelijke organisaties, lokale bewoners. Is er samenwerking mogelijk met andere evenementen, verbinding kan het totaalprogramma interessanter maken. Maar let wel, hoe meer partnerships, hoe complexer de organisatie wordt.
    • Kostenstructuur: kijk niet alleen naar mogelijkheden om de inkomsten te vergroten, maar wees ook kritisch naar de kosten. Waar moet je externe partijen voor inhuren en wat zou je eventueel zelf, met vrijwilligers, kunnen doen. Zijn er barterdeals mogelijk met sponsoren, zodat er win-win situaties ontstaan.

Organisatie
De kennisbijeenkomst werd dit keer georganiseerd als onderdeel van het KennisWerkPlaats symposium van het lectoraat Praktijkgerichte Sportwetenschap van de Hanzehogeschool Groningen. In combinatie met een postersessie van ongeveer 60 afstudeerderonderzoeken, een keynote presentatie door Esther Hartmann (RUG) en soep met broodjes, was het al met al een inspirerende avond. Ook in het najaar is Sportplein Groningen weer voornemens om samen met het KennisCentrum Events Drenthe weer een tweetal kennisbijeenkomsten voor evenementenorganisatoren te organiseren.

Download hier de powerpoint slides van de workshop die verzorgt werd door Hans Slender.