Dit jaar geen Songfestival in Rotterdam, geen Formule 1 in Zandvoort, maar ook geen Ronde van Drenthe, geen Cascaderun, geen Koningsdag, geen Bevrijdingsfestivals, geen Muziekweekend Pesse, geen avondvierdaagsen. Grote en kleine evenementen gaan in grote getale niet door dit jaar in verband met het Corona virus. Vervelend voor de deelnemers en bezoekers, want deze evenementen en festivals brengen veel plezier, beleving en verbondenheid met zich mee. Maar voor de organisatoren kunnen de consequenties nog veel groter zijn. Wat kunnen we doen om te zorgen dat het bij een eenmalige afgelasting blijft en dat het geen grote negatieve consequenties gaat hebben op de evenementenkalender de komende jaren?
De evenementen- en festivalmarkt is de afgelopen decennia enorm gegroeid. “We zouden de zomer ingaan met ongeveer 1200 grote festivals en enkele honderden concerten,” aldus Ruben Brouwer, directeur van organisator Mojo Concerts ook bestuurslid bij de Vereniging van Evenementenmakers VVEM. “We verwachtten 1 tot 1,5 miljard euro aan omzet, voor ticketgeld en catering van de 30 tot 35 miljoen bezoekers. De timing is op zijn zachts gezegd ongelukkig.” Ook de markt voor sportevenementen heeft een enorme groei doorgemaakt. Jaarlijks vinden er zo’n 600 sportevenementen plaats met in totaal enkele tientallen miljoenen bezoekers en/of deelnemers. Vier op de tien Nederlands bezoekt of doet jaarlijks mee aan een sportevenement. Ook een branche met ongeveer een miljard euro omzet per jaar en waar in Nederland ongeveer 4.000 professionals en meer dan 100.000 vrijwilligers bij betrokken zijn. Niet alleen zijn wegvallende evenementen sociaal-maatschappelijk een groot gemis, het brengt ook bij veel professionals brood op de plank. De onzekerheid is groot. Wij gingen als KennisCentrum Events op onderzoek uit.
Specifieke sector
Nu moeten we natuurlijk niet doen alsof wij als evenementenbranche de enigen zijn die hard geraakt worden. Net als veel andere sectoren wordt ook de gehele vrijetijdssector enorm geraakt nu samenkomsten en evenementen tijdelijk aan banden zijn gelegd. Vanuit de sportsector ging er reeds een brandbrief uit over de consequenties die deze maatregelen hebben. Ook voor kunstenaars wordt al apart gekeken wat er gedaan kan worden en voor cultuurondernemers worden door overkoepelende organisaties richtlijnen en adviezen opgesteld hoe om te gaan met de situatie.
Evenementen en festivals zijn echter wel een heel specifieke sector en vragen daarom specifieke aandacht. Waar een café of restaurant na de Corona-crisis in principe gewoon weer open kan gaan en direct weer omzet kan genereren, ligt dat in onze sector anders. Wij hebben te maken met een lange aanloop naar het evenement toe, waarin de kosten langzaam oplopen, maar waar vaak nog weinig inkomsten tegenover staan. Ook zijn er vaak verschillende financieringsbronnen bij het evenement betrokken, zoals tickets, sponsoring, subsidie, inkomsten uit hospitality en soms nog diverser. Bijna al deze inkomsten vallen weg als het evenement niet doorgaat, terwijl een deel van de kosten vaak al gemaakt is. Het risico dat de evenementensector deze crisis nog lang gaat voelen is dan ook erg reëel.
Scenario’s
Dat enorm veel organisatoren in de evenementenbranche geraakt worden staat vast, zeker nu het verbod verlengd is tot 1 juni, midden in het evenementenseizoen. Op dit moment zijn er drie scenario’s waar je als organisator in terecht kan komen:
- Het evenement is reeds afgelast. Valt uw evenement in deze periode, dan zijn er natuurlijk nog veel vragen. Wat zijn de consequenties van de kosten die al gemaakt zijn? Hoe ga ik om met de restitutie van de reeds verkochte tickets? Hoe gaan sponsoren om met de afgelasting, nu ik mijn verplichtingen niet kan nakomen? Maar ook de grote vraag, volgend jaar nieuwe kans, of gaan we het evenement nog verplaatsen?
- Het evenement vindt plaats relatief kort na 1 juni. Ook spannend. Moeten we nu wel of niet doorgaan met de voorbereidingen? Als we na 1 juni wel weer los mogen, dan moeten we er natuurlijk wel klaar voor zijn, maar tegelijkertijd wil je ook geen kosten maken.
- Het evenement vindt later in het seizoen plaats. Dit lijkt gunstig, maar voor je het weet wordt de datum weer verschoven en kom je alsnog in scenario 1 of 2 terecht. Scherpte is geboden en dus zal er ook bij deze groep al veel onzekerheid zijn.
Volg de richtlijnen
In elk van de scenario’s is het vooral belangrijk om de richtlijnen te blijven volgen. De algemene richtlijnen vanuit de Rijksoverheid, specifieke richtlijnen vanuit VWS of NOC*NSF. Ook zijn er sportbonden die specifieke richtlijnen verspreiden, zoals dit voorbeeld van de Triatlon bond en NTFU. Ook voor de cultuursector worden er vanuit de rijksoverheid richtlijnen verspreid.
Over het algemeen gelden op dit moment de volgende richtlijnen (d.d. 23-3-2020):
- Alle evenementen, ook met minder dan 100 personen, worden afgelast tot 1 juni 2020. We spreken van een evenement als dat planbaar is en vergunningsplichtig.
- Het kabinet roept iedereen in Nederland op om de adviezen van het RIVM, GGD en veiligheidsregio’s in acht te nemen.
- Afgelasten van uw evenement is pas aan te bevelen indien 1) het binnen de periode valt dat vanuit rijksoverheid evenementen en samenkomsten heeft verboden, 2) uw vergunning wordt ingetrokken. Eerder afgelasten is onverstandig indien dit consequenties heeft voor eventuele verzekeringen die u heeft lopen. Mocht dit niet relevant zijn, dan kunt u natuurlijk eerder besluiten tot afgelasting over te gaan.
Het afgelasten van uw evenement heeft natuurlijk grote organisatorische en financiële consequenties. Het heeft consequenties voor de contracten of andere verplichtingen die u al bent aangegaan. Maar het kan ook consequenties hebben voor u als professional of ondernemer. Wij hebben een stappenplan opgesteld om met deze lastige en onzekere situatie om te gaan.
Stappenplan
- Beperk de kosten. Uw evenement is nog niet afgelast. Beperk op dit moment zoveel mogelijk de kosten. Omdat er natuurlijk hoop is dat het evenement doorgang kan vinden, moet u door in het organisatieproces. Ga alleen verplichtingen aan die echt noodzakelijk zijn om nu al aan te gaan. Probeer een ‘onder voorbehoud doorgaan’ te bedingen waar mogelijk. Stop alle processen die nu direct kosten op leveren, maar niet noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld adverteren of andere campagne-activiteiten.
- Breng in kaart wat de uiterste datum is om te beslissen of het evenement wel of geen doorgang kan vinden. Bij deze analyse dien je rekening te houden met alle facetten (afspraken met locatie, leveranciers, sponsoren, overheden, liquiditeit, vrijwilligersinzet etc). Probeer echt een ultieme datum te kiezen, waarbij je toch afgelast als er dan nog geen zekerheid is.
- Pas de communicatie aan de huidige situatie aan. Neem deelnemers, bezoekers en andere stakeholders mee in de overwegingen die je maakt. Zo kreeg het beroemde festival Rock Werchter kritiek te voorduren omdat zij de promotiecampagne gewoon uitrolden met hetzelfde enthousiasme als andere jaren. Gebruik sociale media om begrip te creëren voor de jullie onzekere situatie en om in gesprek te blijven met alle betrokkenen. Gebruik een relativerende toon, er zijn altijd mensen die persoonlijk nog zwaarder geraakt worden door het virus.
- Consequenties afgelasting. Breng de consequenties in kaart van de eventuele afgelasting. Welke kosten zijn al gemaakt, welke extra kosten komen kijken bij een afgelasting. Welke inkomsten raak je zeker kwijt. Met welke financiers zijn er nog openingen om in gesprek te gaan? Zijn er specifieke gedupeerden waar aandacht voor moet zijn?
- Ga in gesprek met je belangrijkste stakeholders:
Deelnemers en/of bezoekers: mochten er reeds tickets betaald zijn, dan zal restitutie moeten volgen. Op welke manier kan dat? Wat voor termijnen zijn daarvoor? Als sector is het goed te verkennen of klanten verleid kunnen worden om voor een tegoedbon voor volgend jaar te kiezen.
Sponsoren: een belangrijk deel van de sponsorafspraken kunnen natuurlijk niet nagekomen kunnen worden, maar wellicht een deel van de communicatie afspraken in de aanloop naar het evenement toch wel. Hoewel veel bedrijven het zwaar hebben is het eventueel ook een optie om alvast samen naar volgend jaar te kijken.
Subsidieverleners: veel subsidieverleners vinden het belangrijk dat uw evenement ook de komende jaren blijft bestaan. Probeer hen gedurende het proces al te betrekken en afspraken te maken over hoe om te gaan met een eventuele afgelasting.
- Wees proactief. Op basis van deze gesprekken met de stakeholders, al voor het eventuele besluit om af te gelasten, kan je als organisator proactief een concreet voorstel maken over wat je gaat doen. Probeer afspraken op papier te krijgen, zodat er geen onduidelijkheden zijn in deze onzekere tijden. Zorg dat de belangrijkste stakeholders de afgelasting direct horen en niet vanuit de media. Deze stakeholders zijn belangrijk voor de toekomst van het evenement.
- Op naar de volgende editie. Zorg dat alle losse eindjes ook bij een afgelasting goed afgehandeld worden. Mocht uw evenement toch door kunnen gaan in 2020, zet dan alle zeilen bij op het moment dat het licht op groen gaat. Zo niet? Zo snel mogelijk het vizier op 2021, het liefst door direct een nieuwe datum te communiceren. Zie voorbeeld 4 mijl van Emmen.
Overdenkingen
Al met al een onzekere periode die voor iedereen enorm vele spanning en stress met zich meebrengt. Als organisatoren is ‘er alles aan doen dat ons evenement doorgang kan vinden’ vaak toch wel een beetje twee natuur geworden. Dat is de passie die ons drijft en die moeten we zeker vast houden. Maar er zijn toch ook wel een paar overdenkingen die wij mee willen geven:
- Blijf jezelf goed realiseren waarom je het evenement organiseert. Het plezier en de saamhorigheid van alle betrokkenen zal voor veel organisatoren een van de belangrijkste motieven zijn. Een organisator doet alles wat binnen zijn/haar mogelijkheden ligt om niemand in gevaar te brengen. Zolang het virus een risico is, rest ons niks anders dan te kiezen voor de publieke veiligheid en gezondheid en te accepteren dat dit een uitzonderlijke situatie is die wij niet onder controle hebben, maar waar we wel mee te dealen hebben.
- De eerste reflex is wellicht verplaatsen. Realiseer je dat je niet de enige organisator van een evenement bent in de regio. We kunnen niet alle evenementen van de maanden maart, april, mei (en wellicht langer) allemaal in september organiseren. De keuzes die jij maakt als organisator kan consequenties hebben voor andere evenementen later in het jaar. Wij opteren voor samenwerking in plaats van elkaar beconcurreren in deze lastige tijden.
- Kortom, laten wij er met elkaar alles aan doen om de inwoner, recreant, toerist, liefhebber ook op de lange termijn een optimaal aanbod evenementen en festivals te laten genieten. Tips om onze adviezen aan te vullen en aan te scherpen zijn van harte welkom!
Vragenuurtje
Omdat we ons kunnen voorstellen dat er behoefte is aan contact om ondersteuning te verlenen bij deze vraagstukken plannen we een vragenuur in. Het is in dit vragenuur mogelijk om als organisatoren aan elkaar vragen te stellen of aan ons.
Wanneer: dinsdag 31 maart, 19.30 uur.
Wil je meedoen? Stuur dan je een e-mail voor maandag 30 maart 17.00 uur naar info@kennniscentrumevents.nl en je wordt via microsoft teams uitgenodigd voor een online vergadering.
Meer lezen
Meer informatie over Corona en evenementen op onze website: http://kenniscentrumevents.nl/corona/
Ook deze onderstaande pagina’s kunnen interessant zijn:
- Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) vertelt over de impact van het Coronavirus:
https://vvem.nl/nieuws/immense-impact-coronavirus-op-evenementenbranche/ - Sponsorreport schrijft over de gevolgen voor sponsoring:
https://www.sponsorreport.nl/corona-crisiscoronacrisis-en-sponsoring/ - Gesprek tussen minsiter Wibes en vertegenwoordigers evenementenbranche:
https://festileaks.com/2020/03/minister-wiebes-overheid-zal-evenementenbranche-stevig-moeten-helpen/