Op 4 april vond de eerste kennisbijeenkomst van het Kenniscentrum Events in 2019 plaats. Ruim vijftig organisatoren van cultuur-, kunst- en sportevenementen waren te gast bij kenniscentrum partner RTV Drenthe in Assen. De regionale publieke omroep had een hand vol experts ingezet om alle gasten mee te nemen in de wereld van free publicity en sociale media. Als geen ander weet RTV Drenthe natuurlijk wat de impact van nieuws is en waarom een persbericht wel of niet de bureauredactie bereikt. Dit leverde een hoop leerpunten op voor de organisatoren waarmee het communicatie bereik vergroot kan worden.

Altijd in de buurt
De avond werd afgetrapt door George Wesseling (sales en marketing manager) die de bezoekers mee nam in de huidige strategie van de lokale publieke omroep. De afgelopen jaren is er flink bezuinigd vanuit het rijk op publieke omroepen. Daarnaast zijn er natuurlijk enorme ontwikkelingen gaande als het gaat om mediaconsumptie van de consument. In het Netflix tijdperk is het niet eenvoudig om voldoende bereik te generen en voldoende reclame inkomsten te kunnen genereren om te blijven bestaan. Dit heeft er voor gezorgd dat RTV Drenthe zichzelf opnieuw heeft moeten uitvinden.

De radio en televisie programmering is recent flink over de schop gegaan, er zijn nieuwe formats toegevoegd. Daarnaast is qua nieuws de strategie: online first. Al het nieuws gaat eerst naar de website en de app en als het echt belangrijk is daarna pas naar radio en tv. Dit zorgt er voor dat er meer ruimte voor muziek en achtergronden is op radio en tv. Hoewel er altijd tegenstanders zijn, lijkt de huidige aanpak succesvol. Dagelijks 88.000 luisteraars, wekelijks 154.000 kijkers en maandelijks meer dan 5 miljoen online bezoekers maakt RTV Drenthe springlevend.

Na dit interessante inkijkje in de ontwikkelingen op het gebied van massamedia werden er in drie groepen rondleidingen verzorgt langs de redactie, televisiestudio, radiostudio, montageruimte en de plekken waar tegenwoordig podcasts opgenomen worden. Het vak van journalist is de afgelopen tien jaar enorm veranderd en enorm multimediaal geworden.

Free publicity
In het tweede plenaire deel hielp Rebecca Wuffen (bureauredacteur) de aanwezigen met het beantwoorden van de vraag: “Hoe zorg ik er voor dat mijn persbericht wordt opgepakt door de media?” Belangrijk om je te realiseren is dat de bureauredactie het filter is tussen persberichten en inkomende telefoontjes en de redactie. Uit het persbericht moet meteen blijken dat een evenement interessant genoeg is. Er wordt gelet op de omvang van het evenement, of de aanvraag nog op tijd is (kan er nog op ingespeeld worden), maar benadruk vooral ook de nieuwswaarde. Het evenement kan zelf al nadenken over voor welk medium het evenement geschikt is: live of stream (is er dan ook echt wat te zien), online (artikel of fotoreportage), sfeerreportage (radio of tv). De slimme organisator denkt zelfs na of je in de aanloop naar het evenement ook al verhalen te brengen hebt, want dan kan je al media-aandacht genereren waarmee je nog bezoekers en/of deelnemers kan trekken.

Daarnaast is de invalshoek iets waar je als organisatie over na kunt denken. Er zijn elk weekend tientallen evenementen, welk verhaal is te vertellen over jouw evenement. Als het de 66e editie is, is er dan bijvoorbeeld een vrijwilliger die al 66 jaar betrokken is? Daar kan je namelijk een verhaal omheen bouwen. Leuke invalshoeken zijn bijvoorbeeld ook nieuwe elementen of grote veranderingen in de opzet van het evenement. Maar ook juist het hele persoonlijke verhaal doet het vaak goed. De persoon achter de deelnemer of organisator. Als je zelf al met leuke mogelijke invalshoeken voor een item komt, dan is de kans groter dat jouw persbericht opvalt.

Een goed persbericht is verder een relatief korte pakkende tekst. Wie, wat, waar, wanneer en waarom. Vergeet niet om na het insturen van een persbericht goed bereikbaar te zijn voor de redactie. En mocht je geen reactie krijgen, schroom niet om even na te bellen!

Haal meer uit Facebook
Vervolgens nam RTV Drenthe’s sociale media adviseur Judith Leussink ons mee naar de mogelijkheden die Facebook te bieden heeft om een evenement onder de aandacht te brengen. Ook hier timmert RTV Drenthe zelf al een aantal jaar flink aan de weg. Een pagina laten groeien kost veel tijd energie, maar biedt op lange termijn enorm veel voordelen. Zo heeft RTV Drenthe zelf inmiddels 90.000 volgers op Facebook. En gemiddeld bericht heeft hierdoor een bereik van ongeveer 50.000 mensen, maar soms zijn er berichten die mensen echt leuk vinden en dan kan het bereik oplopen tot boven een half miljoen.

De content van de berichten is daarvoor van essentieel belang. Alles wat spectaculair is doet het over het algemeen goed. Denk aan spectaculaire brand of een sportprestatie. Maar ook heel erg kleine verhalen kunnen aanslaan, zoals human interest stories: iets liefs, of iets gevoeligs. Ook zonder social advertising (gesponsorde berichten) is het met leuke content mogelijk om een grote groep mensen te bereiken.

Tips:

  • Gebruik beeld, liefst video of anders foto’s. Juist in sociale media hoeven video’s niet heel gelikt te zijn. Op Facebook (of Instagram) liever nog kortere video’s dan op Youtube. Maximaal 1 minuut.
  • Zorg voor een pakkende tekst die interesse wekt, liefst niet meer dan drie regels. Zoek in de tekst ook interactie met het publiek, zorg dat mensen willen reageren.
  • Bij gebruik video zorg dat je ondertitelt, want de meeste mensen hebben geluid aan staan
  • Deel geen link vanuit Youtube, zorg dat je altijd upload op het platform dat je gebruikt, dan krijg je voorrang van de algoritme die het bereik stuurt.
  • Gebruik zo veel mogelijk tools die Facebook biedt: inchecken, taggen, emotie aangeven, dat vergroot ook de kansen in de algoritme.
  • Gebruik de analyse mogelijkheden, hier kan je zelfs zien hoe lang mensen de video afkijken.
  • Het gebruik van #hashtags werkt heel goed op Twitter en ook vrij goed in Instagram, maar op Facebook hebben ze weinig meerwaarde.
  • Wil je live gaan uitzenden, dan biedt Youtube het voordeel dat je vooraf de hyperlink al bekend kan maken. Facebook live werkt vooral als het een onderdeel van het evenement is waar je live bij wil zijn. Je kan zelfs een ‘première inplannen’ als het gaat om een belangrijk moment in het evenement.
  • Luister naar jouw volgers en reageer ook terug als zij een vraag stellen.

Organisatie
Ook via deze weg willen we nogmaals RTV Drenthe bedanken voor hun gastvrijheid en de mogelijkheid die zij ons geboden hebben om een kijkje achter de schermen te nemen bij een tv- en radiostudio en de redactie. In het bijzonder Inge Schreur voor de uitstekende organisatie. En natuurlijk alle sprekers voor de kennis- en expertise die zij hebben gedeeld met de bezoekers.

Was u er niet bij en wilt u er volgende keer wel graag bij zijn? Blijf op de hoogte van onze kennisbijeenkomsten en ander relevant nieuws door u aan te melden voor onze nieuwsbrief onder aan onze homepage.