Tijdens het webinar ‘organiseren van evenementen in Drenthe’ was er de mogelijkheid om vragen te stellen in de chat. Veel vragen zijn tijdens het webinar behandeld, voor sommige vragen is dit live niet gelukt. Met deze Q&A zetten wij de belangrijkste vragen op een rijtje.

Wie neemt beslissingen ten aanzien van evenementenvergunning?

  • De gemeente is altijd degene die bepaald of een evenement een vergunning krijgt of niet. De Veiligheidsregio probeert af te stemmen met de verschillende gemeenten, zodat er onderling geen grote verschillen zijn. Maar de eindbeslissing wordt altijd lokaal door de gemeente genomen.
  • Om de gemeente een goed besluit te kunnen laten nemen moet je ervoor zorgen dat je naast de gebruikelijke voorwaarden momenteel ook een goed coronaplan hebt waarin je laat zien hoe de coronamaatregelen worden toegepast, liefst in scenario’s waarin je anticipeert op op- of afschaling van coronamaatregelen.

Hoe ziet het vergunningentraject eruit?

  • Vanaf 6 mei nemen de gemeenten in Drenthe een vergunningaanvraag weer in behandeling. Neem contact op met de betreffende ambtenaar en verken met elkaar de mogelijkheden.
  • Elke gemeente gaat zelf over de behandeltermijn, hier kunnen verschillen tussen gemeenten in zitten.

De verwachting is dat na 1 juli evenementen weer mogelijk zullen zijn. Er is grote twijfel of dit ook voor grote / hallmark evenementen zal gelden op korte termijn. Maar wat is een ‘groot’ evenement?

  • Er is geen eenduidige definitie te geven. Er wordt gekeken naar de hoeveelheid mensen die op de been worden gebracht, de complexiteit van het vergunningstraject, de inzet van hulpdiensten, maar ook de locatie. Hoe meer hiervan nodig hoe groter het evenement gecategoriseerd wordt.
  • Om een evenement veilig te organiseren binnen de coronamaatregelen doet de locatie er zeer toe. Op een groot afgesloten terrein als het TT Circuit zijn 10.000 mensen vrij eenvoudig op 1,5m afstand van elkaar te houden, terwijl dit op een compacte locatie in een stadscentrum vrijwel onmogelijk is. Het is aan de gemeente om een weloverwogen afweging te maken of de schaal van het evenement beheersbaar is voor de maatregelen (risiconiveau) die op dat moment gelden.
  • Een hallmark evenement is een terugkerend evenement dat zo’n grote schaal heeft dat mensen het direct associëren met de locatie waar het plaatsvindt. Voorbeelden van Drenste hallmark evenementen zijn de TT en TT Festival in Assen, de Cascaderun in Hoogeveen en de Gouden Pijl in Emmen. Deze evenementen blijven vrijwel onmogelijk te organiseren zolang de 1,5m maatregelen nog niet losgelaten zijn. De TT races zijn wellicht wel haalbaar met beperkt publiek.

Kan mijn evenement doorgaan?

  • Per evenement kunnen we geen specifieke antwoord geven. De VRD ziet momenteel twee routes die kunnen gaan resulteren in meer evenementen komende zomer:
    • Route 1: toegangstesten
    • Route 2: afschalen van maatregelen op basis van vaccinatiegraad
  • Ten aanzien van route 1: het kabinet is reeds gestart met pilotactiviteiten waarbij gebruik gemaakt wordt van toegangstesten. In eerste instantie zijn deze activiteiten landelijk vastgesteld en betrof dit enkel activiteiten die geen evenementenvergunning vereisten. Zeker in combinatie met de uitkomsten van de onderzoeken uit het Fieldlab Evenementen en het opschalen van de testcapaciteit van Open Nederland is het de verwachting rondom de zomer hierdoor meer mogelijk gaat worden qua evenementen. Deze route is relevant voor evenementen die plaatsvinden op een afgesloten terrein zoals festivals en sportwedstrijden.
  • Ten aanzien van route 2: mede omdat er steeds meer mensen gevaccineerd zijn en omdat we een warmere periode tegemoet gaan is de verwachting dat de risiconiveaus en coronamaatregelen de komende periode langzaam afgeschaald zullen worden. Het kabinet heeft een openingsplan gepresenteerd waarvan de data ‘met potlood’ zijn ingevuld. Deze zouden dus nog kunnen opschuiven als het tegenvalt. Dit openingsplan geeft nog geen garanties, maar wel een beeld waar je als organisator op kunt anticiperen.
  • Het gaat nog even duren voordat evenementen volgens het openingsplan weer mogelijk worden. Doorstroomlocaties (pretparken, dierentuinen, etc) gaan wel eerder open. Er zijn veel organisatoren die een evenement organiseren dat gezien kan worden als een ‘tijdelijke doorstroomlocatie’. Het KennisCentrum Events heeft ism met enkele organisatoren en de VRD een checklist ‘doorstroomtochten’ opgesteld waarin per geldend risiconiveau wordt geanticipeerd op wat er op dat moment kan. Het is een combinatie van maatregelen die gelden op doorstroomlocaties, bij sportactiviteiten, horeca en groepsgrootte. De verwachting is dat kleinere doorstroomtochten, zoals wandelen, fietstoertocht, kleinschalig loopevenement of een culturele doorstroomactiviteit op korte termijn weer haalbaar moeten zijn.
  • Heb je ondersteuning nodig bij het maken van een coronaplan, kijk dan eens bij de voorbeelden op de website van het Kenniscentrum Events of neem contact op via de e-mail info@kenniscentrumevents.nl

Wat is het verschil tussen sportactiviteiten en sportevenementen, zowel voor volwassenen als voor jeugd?

  • Een sportactiviteit, met name als deze plaatsvindt op een sportaccommodatie, is geen vergunningsplichtige activiteit zolang deze past binnen wat er op dat moment mag op een sportaccommodatie. Sport wordt pas vergunningsplichtig als het in de openbare ruimte plaatsvindt en/of als het een bepaalde schaalgrootte heeft. De afdeling evenementenvergunning heeft in elke gemeente richtlijnen die aangeeft wanneer een sportactiviteit vergunningplichtig wordt.
  • Voor de verschillen tussen jeugd en volwassenen en het wel of niet toestaan van wedstrijden gelden de maatregelen onder de noemen ‘sport’.

Wanneer komt een evenement in aanmerking voor onder andere Testen voor toegang of Fieldlab?

  • Er is een aanmeldingsprocedure geweest voor het aanmelden voor Fieldlab Evenementen. Zij kiezen er met name voor om samen te werken met grote landelijke partijen.
  • Er is nog geen landelijke informatie over hoe evenementen in aanmerking kunnen komen om op de lijst van Testen voor toeging te komen. Voor de eerste fase was deze lijst centraal landelijk opgesteld. De verwachting is dat er een proces ontwikkeld wordt zodat lokale organisaties hiervoor in aanmerking gaan komen zodra de testcapaciteit toeneemt. Zodra die informatie er is informeert het Kenniscentrum Events daarover via onze nieuwsbrief en sociale media.

Zijn er financiële ondersteuningsmogelijkheden voor het organiseren van een 1,5 meter evenement?

  • De rijksoverheid heeft een garantiefonds voor evenementen in het leven geroepen. Dit fonds heeft als doel grotere organisatoren uit te nodigen om ondanks de financiële risico’s toch te starten met het organiseren van evenementen. Dit fonds is vooral bedoeld voor grotere bestaande evenementen die de afgelopen twee edities een annuleringsverzekering hadden. Dit fonds verzekert evenementen na 1 juli, zodat de reeds gemaakte kosten vergoed worden indien het evenement door coronamaatregelen toch niet door kan gaan. Het biedt geen oplossing voor een verminderd businessmodel doordat je minder deelnemers en/of publiek kunt toestaan of extra kosten ivm coronamaatregelen.
  • Indien u aanloopt tegen extra kosten of minder inkomsten door de coronamaatregelen, ga dan in gesprek met jouw stakeholders of deze last gedeeld kan worden. Misschien zijn deelnemers/bezoekers wel bereid om in dit specifieke geval iets meer te betalen, misschien willen subsidieverleners of sponsoren wel een keer iets extra’s doen. Zorg ook dat je duidelijke afspraken maakt met alle partijen over een eventuele last-minute annulering van het evenement door de coronamaatregelen. In sommige gevallen zal het wellicht qua vergunning wel haalbaar zijn om het door te laten gaan, maar financieel gezien niet. Dat is een overweging die je als organisator altijd zelf zult moeten maken.

Hoe kunnen we zorgen dat de 1,5m gewaarborgd is op de knelpunten van ons evenement, bijvoorbeeld bij de start/finish, tijdens rustpunten of op de locaties waar activiteiten/entertainment plaatsvindt?

  • Deze vraag vormt de kern van het coronaplan. Gelukkig zijn er al veel organisatoren die over deze vraag hebben nagedacht. Het doen van een online registratie, tijdssloten, gezondheidscheck, placering (corona-stewart), etc zorgt voor een extra opgave als het gaat om organisatie en communicatie. Op onze coronapagina zijn onder ‘protocollen voor organiosatie evenementen’ diverse voorbeelden te vinden van organisatoren die hier oplossingen voor ontwikkeld hebben.
  • Ook onze ‘coronachecklist doorstroomevenementen’ gaat houvast bieden in de organisatie van een veilige doorstroomtocht binnen verschillende risiconiveaus.

Wat zijn de huidige regels voor het organiseren van wandel- of fietstochten in de buitenlucht, waarbij deelnemers zelf de 1,5m afstand kunnen bewaren?

  • Concepten als de Ride-in-box en De Stadswandeling, waarbij mensen het eten/drinken afhalen bij een afhaalpunt en zelfstandig de route doen, worden op dit moment al toegestaan. Dit zijn geen evenementen en zijn niet vergunningplichtig. Zorg wel voor een horeca-uitgifte punt dat dit mag doen, goede voorlichting naar de deelnemers over wat er van hen verwacht wordt en dat de nodige veiligheidsmaatregelen op het uitgiftepunt gehanteerd worden.
  • Zodra doorstroomlocaties weer open gaan zou dit concept al weer wat meer op een kleine tocht kunnen gaan lijken met een start/finish en rustpunten. Hiervoor hebben wij de ‘coronachecklist doorstroomevenementen’ ontwikkeld. In die variant geldt op zijn minst een meldingsplicht bij het evenementenloket van uw gemeente.

Hoe ziet het er volgens jullie uit voor evenementen in juni, in juli of in oktober?

  • Net zo min als u kunnen ook wij niet in de toekomst kijken. Het openingsplan van de rijksoverheid geeft enige houvast, maar deze data kunnen altijd weer veranderen zodra het virus zich onvoorspelbaar ontwikkeld. Daarom adviseren wij ook altijd te denken in scenario’s!
  • Op korte termijn (mei, juni) zullen waarschijnlijk alleen kleine doorstroomtochten haalbaar zijn. Afhankelijk van hoe snel Testen voor toeging zich ontwikkeld kan er wellicht al iets meer mogelijk zijn, maar de kans is groot dat daarbij voorlopig nog wel rekening gehouden moet worden met 1,5m maatregelen.
  • In de maanden juli en augustus verziet het openingsplan in twee stappen versoepelingen op het gebied van evenementen. De inhoud van deze versoepelingen is nog niet duidelijk. In combinatie met toegangstesten hopen wij dat er dan al echt wat meer kan en ook dat doorstroomevenementen met een grotere schaal weer toegestaan worden.
  • Voor het najaar is de hoop dat de vaccinaties zijn werk doen en dat groepsimmuniteit ontstaat. In dat scenario zouden onze evenementen zoals we ze kennen weer mogelijk zijn. Maar nogmaals met een grote disclaimer, het virus blijft onvoorspelbaar!

Vanaf wanneer gaat een vaccinatiebewijs toegang geven tot evenementen?

  • Zowel het gebruik van toegangstesten als een vaccinatiebewijs zijn op dit moment juridisch nog onvoldoende geregeld. Hier is op dit moment dus nog weinig over te zeggen.

Hoe zit het met meldingsplichtige privéfeesten, bruiloften, etc.? Gaat hier ook gewerkt worden met toegangstesten?

  • Ook hier is op dit moment nog niks over bekend. Bruiloften en worden altijd apart benoemd binnen de coronamaatregelen, voor andere privé feesten geldt altijd de op dat moment geldende maximale groepsgrootte. Maar dit domein houdt het KennisCentrum Events zich verder niet mee bezig.

Kan een theatervoorstelling in de buitenlucht, waarbij netjes de 1,5m maatregelen gehanteerd worden, aangemerkt worden als niet-evenement?

  • Vooralsnog lijkt er niet op dat dit eerder toegestaan gaat worden dan dat evenementen (deels) weer mogen en/of culturele instellingen open mogen. Tenzij toegangstesten eerder mogelijkheden gaan geven.
  • Ook bij de huidige regels voor het openstellen van terrassen staat expliciet benoemd dat entertainment en/of videoschermen niet toegestaan zijn.

Worden toegangstesten de norm, ook bij kleinere evenementen waarbij de 1,5m maatregelen goed gehanteerd kunnen worden?

  • Het idee van toegangstesten is dat de samenleving versneld open kan gaan. Hierdoor worden activiteiten en evenementen alvast mogelijk die door de op dat moment geldende maatregelen nog niet haalbaar zijn. Zodra kleinere evenementen door afgeschaalde coronamaatregelen weer kunnen, dan kunnen evenementen die daar binnen passen gewoon zonder toegangstesten plaatsvinden.

Heeft u nog meer vragen, neem dan contact met het Kenniscentrum Events op: info@kenniscentrumevents.nl