Op 4 en 25 november vonden twee online bijeenkomst vanuit het KennisCentrum Events over hoe als evenementenorganisator om te gaan met de corona-crisis. Niet alleen waren enkele tientallen organisatoren aanwezig, maar ook onze partners Provincie Drenthe, Marketing Drenthe, Recreatieschap Drenthe, Kunst & Cultuur Drenthe en SportDrenthe waren aanwezig om vanuit verschillende perspectieven met de organisatoren mee te denken.

In gesprek
Het is goed om elkaar weer eens te zien en in gesprek te komen met elkaar. Concluderend uit twee rondjes langs de velden is dat de onzekerheid voor alle partijen geldt, niemand de wijsheid in pacht heeft en het daarom juist belangrijk is ideeën uit te wisselen en elkaar te inspireren. Mooi om te zien was dat zelfs organisatoren elders uit het land onze bijeenkomst gevonden hadden en ook weer nieuwe invalshoeken meebrachten. Of het nu grote professionele organisatoren van evenementen met 100.000 bezoekers, of kleine lokale organisatoren met enkele honderden bezoekers betreft, de onzekerheid en de vraagstukken komen vaak overeen.

Wat veel terug komt is de vraag naar duidelijkheid. Steeds wisselende maatregelen, tegenstrijdige berichtgeving, verschillen tussen gemeenten, ook voor organisatoren zijn het zeer onzekere tijden. Daarom zijn wij als KennisCentrum Evens in ieder geval blij om te zien dat in Drenthe veel maatregelen in gezamenlijkheid tussen gemeente en de Veiligheidsregio Drenthe worden opgepakt. Hoewel wij op onze Corona pagina proberen om de nieuwste ontwikkelingen bij te houden, blijft het vooral ook zaak om in nauw contact met uw eigen gemeente te blijven en waar nodig uw veiligheidsregio te raadplegen.

Daarnaast is het wellicht goed om in onzekere tijd een eenvoudig stappenplan in het achterhoofd te houden:
1. Beperk de kosten, zeker tot aan het go/no go moment
2. Stel uiterste go/no go moment vast
3. Pas communicatie aan de huidige omstandigheden aan
4. Breng consequenties van afgelasting in kaart
5. Blijf in gesprek met de belangrijkste stakeholders
6. Wees proactief, kom met concrete voorstellen
7. Op naar de volgende editie, blijf het evenement op de kaart houden

Afstand houden
Hoe houd je bezoekers aan de richtlijnen? De evenementen die afgelopen seizoen wel door zijn gegaan worstelen toch met deze vraag. Gastheerschap is misschien nog wel belangrijker en veelomvattender geworden dan in andere jaren. Het welkom heten van bezoekers wordt nu gecombineerd met het wijzen op de geldende regels. Liefst op een vriendelijke, maar toch dringende manier. Eventueel kan dit ook met een ‘ludieke’ actie. Zorg in je communicatie vooraf en tijdens het evenement dat de richtlijnen duidelijk zijn. Zie hiervoor dit protocol, paragraaf 5.2. Er is overigens ook een protocol voor binnen.

Belangrijk is om het doel van het evenement scherp te houden, voor wie wordt het georganiseerd? Het is in deze tijd raadzaam om de afweging te maken of de eventuele kosten/inzet die het mogelijk maken van een evenement zonder/met weinig publiek, de moeite waard zijn. Het wordt wel aangeraden om (ook) naar alternatieve manieren te zoeken om beleving van je evenement, ook als die niet hetzelfde als met veel publiek aanwezig zijn, op een andere manier bij je bezoekers/deelnemers te brengen. Door middel van communicatie naar de achterban, andere (online) acties kan het evenement bij de (potentiële) bezoekers in beeld blijven. Richt je op de organisatie van het evenement in plaats van op hoeveelheid publiek. Het (betaald) streamen van een evenement wordt steeds meer gedaan. En als publiek er is, probeer de sfeer er te krijgen dat een bezoeker de verantwoordelijkheid voelt om ‘iets terug te doen’ voor de organisator, door zich aan de richtlijnen te houden.

Crowdmanagement op 1,5 meter
Hoe richt je je crowdmanagement in? We hebben hierin afgelopen seizoen veel kunnen leren van de horeca en winkels. Hoe kan je duidelijk, maar niet storend, mensen in de juiste richting laten bewegen. Routing, bestikkeren, begeleidende vrijwilligers, hun rol is in 1,5m evenementen belangrijker dan ooit. Zie voor meer informatie over crowd control paragraaf 4,5 van dit protocol uitgegeven door de alliantie van evenementenmanagers.

Naast het opzoeken van ruimte om de 1,5m voldoende te kunnen bieden, zijn er ook technologische ontwikkelingen die crowdmanagement eenvoudiger maken, denk aan de sneltest of corona-piepers die de 1,5m afstand tot andere bezoekers melden.

Wat kan er wel en wat kan er niet?
Voor veel organisatoren blijft de hamvraag: wat kan er wel en wat kan er niet? Belangrijk blijft dat we ons moeten realiseren dat dit over de tijd zeer wisselend is. Het is nu natuurlijk onmogelijk om in te schatten wat er over zes maanden kan. Wel weten we inmiddels dat er verschillende risiconiveaus zijn er dat wij ons als organisatoren hier op kunnen anticiperen. Op risiconiveau waakzaam is er best veel mogelijk. Op risiconiveau zorgelijk kan er qua evenementen niks. Zo kan je meerdere scenario’s ontwikkelen en ook besluiten in welke scenario’s het evenement wel of niet door kan gaan.

Lobby
We missen onze evenementen. In 2020 zijn veel evenementen niet doorgegaan, of in een zeer afgeslankte vorm. Net als de organisatoren missen ook de deelnemers en de bezoekers onze evenementen enorm. Landelijk is er inmiddels een flinke lobby gaande vanuit de evenementenbranche om te verkennen hoe van 2021 wel een beter jaar gemaakt kan worden. Wij als Kenniscentrum Events proberen vooral in Drenthe mee te denken over wat er wel kan. Via onze website, onze corona-pagina en de kennisbank proberen wij iedereen van de juiste informatie te voorzien. Met ons support team proberen wij ook actief mee te denken met organisatoren die vastlopen.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op: gebruik ons contactformulier