Onze evenementen en festival worden natuurlijk enorm gemist. De ongedwongen sfeer, het samen geniet van muziek, kunst, cultuur of sport, even ontsnappen aan de dagelijkse beslommeringen, we willen niet liever. Maar voor organisatoren zijn deze tijden extra onzeker. Een tweede zomer zonder evenementen en festivals zou voor velen van hen wel eens het einde kunnen betekenen. Niet alleen financieel gezien, maar ook de energie erin houden, onder meer bij de vele vrijwilligers, is een lastig vraagstuk. Als kenniscentrum voor evenementen en festivals in Drenthe blijven wij in gesprek om te kijken wat er wél mogelijk is. Zo ook woensdag 17 februari toen er bijna 40 betrokkenen online waren om van gedachten te wisselen.

Het bericht dat er voor 1 juni geen evenementen plaatsvinden in Drenthe heeft er bij veel organisatoren toch wel ingehakt. Toch blijven de meesten strijdbaar, sommigen hopen met goede plannen toch eerder te mogen, anderen zijn al aan het zoeken naar een datum in de nazomer. Enkele gemeentelijke vergunningsverleners in de meeting gaven een inkijkje hoe er binnen onze gemeenten mee om wordt gegaan. Bij sommige gemeenten blijft men in gesprek met organisatoren, of worden aanvragen voor kleinere evenementen wel in behandeling genomen. Of blikt men vooruit op de periode na 1 juni. In andere gemeenten is het loket voorlopig gesloten en is de deur voor evenementen tijdens de lockdown volledig dicht.

Hertstart
Zolang wij ons in de lockdown bevinden, risiconiveau 4 van de routekaart, is er op evenementengebied sowieso niks mogelijk. Zodra er afgeschaald wordt naar risiconiveau 3 zijn er voorzichtig weer mogelijkheden. Juist het kopje ‘culturele instellingen en evenementen’ biedt weinig perspectief voor veel Drentse evenementen. Als wij denken aan wandel-, fiets- en loopevenementen, maar bijvoorbeeld ook een kunstroute, dan zijn er veel kenmerken die dichter in de buurt zitten van een doorstroomlocatie (zoals een dierentuin of amusementspark) dan van een theater of bioscoop. Het gaat hierbij veelal om activiteiten in de buitenlucht waarbij mensen in beweging zijn en niet op dezelfde plaats blijven staan. Afgelopen jaar zijn er al verschillende gemeenten geweest dit soort typen evenementen om die reden niet aan de maximum-aantallen hielden. Landelijk wordt er gezocht naar mogelijkheden om hier duidelijke afspraken over te maken. Dit zou voor veel organisatoren een groot verschil kunnen maken.

Hoewel met de landelijke Fieldlabs vooral onderzoek gedaan wordt hoe grote concerten, festivals of sportwedstrijden weer veilig zouden kunnen plaatsvinden, kiezen wij als kenniscentrum voor een iets andere focus. Bij de fieldlabs zijn veel grote organisatoren betrokken en zij gaan met wetenschappelijk onderzoek en innovaties op zoek hoe onze ‘oude’ evenementen weer terug kunnen keren. Als hier ene doorbraak volgt, dan zullen wij dit op de voet volgen.

Ondertussen willen wij kijken wat er binnen de Drentse invloedssfeer mogelijk is om deze zomer al weer flink wat 1,5m evenementen te kunnen laten plaatsvinden. Veel lokale organisatoren hebben al erg goede ideeën over hoe hun evenement corona-proof  plaats kan vinden. Steeds meer worden coronaplannen onderling uitgewisseld. Er staan ook al een flink aantal corona-protocollen op onze website, dank daarvoor! Totdat reguliere evenementen weer kunnen willen wij het gesprek tussen organisatoren, gemeenten en veiligheidsregio gaan faciliteren om samen te zoeken wat er kan binnen de regels van risiconiveau 1, 2 en 3. Een avond als deze op 17 februari is al zeer waardevol, we merken dat we elkaar steeds beter weten te vinden. Uiteindelijk is het voor iedereen goed dat er deze zomer weer, op een veilige en verantwoorde wijze, van evenementen genoten kan worden.

Onzekerheid
Een van de grootste uitdagingen voor organisatoren, zo bleek tijdens deze sessie, is de onzekerheid over wat er wel kan en wat er niet kan. Meer nog dan de financiële onzekerheid, geven de aanwezigen aan te lopen tegen onzekerheid hoe de 1,5m regels te organiseren en te handhaven tijdens hun evenement. Maar ook het wel of niet kunnen verkrijgen van een vergunning maakt organisatoren onzeker. Wetende dat veel van de Drentse evenementen en festivals door vrijwilligers wordt georganiseerd, ligt het risico op de loer dat mensen er geen zin meer in houden, met een enorme verschraling van ons evenementenlandschap als gevolg.

In de zoektocht naar duidelijkheid willen wij daarom in gesprek blijven met VRD en gemeenten om te kijken of er eenduidige protocollen en maatregelen afgesproken kunnen worden. We weten niet wet het virus gaat doen, maar het zou fijn zijn als we alvast kunnen anticiperen op wat er wel en niet kan binnen de verschillende risiconiveaus. Wij raden organisatoren dan ook nog steeds aan verschillende scenario’s te ontwikkelen. Hoe ziet mijn evenement er regulier uit, wat kan nog in risiconiveau 1, 2 of 3. Maar ook vooraf bedenken bij welk risiconiveau afgelasting voor uw specifieke evenement de beste optie is en wat het laatst mogelijke moment is om die beslissing te nemen, zonder enorme financiële consequenties. Een kleine lokale wandeltocht zou best nog interessant kunnen zijn in het scenario van risiconiveau 3, terwijl in dit scenario een grote stadsloop onmogelijk is.

Meer informatie
Wij blijven u informeren via onze verschillende kanalen over nieuwe maatregelen, maar vooral ook over hoe u zich kunt voorbereiden op wellicht toch een aangepaste editie in 2021. Wij zijn sinds kort ook te volgen via Linked-In: http://nl.linkedin.com/company/kenniscentrum-events

  • Op de site van het Kenniscentrum delen we handige artikelen en nuttige protocollen en draaiboeken: https://kenniscentrumevents.nl/corona/
  • Op de site van eventsafetyinstitute.nl staat meer informatie over onder andere safety- en crowdmanagement: https://www.eventsafetyinstitute.nl/
  • Er is een garantiefonds toegezegd voor de evenementenbranche. Dit is bedoeld voor grote evenementen om eventuele vergoeding van aanloopkosten te kunnen krijgen. Deze regeling zal pas in juli 2021 in gaan. De regeling wordt momenteel nog verder uitgewerkt.
  • Berekeningsmodel voor 1,5m op website KNSB: https://storage.knsb.nl/2021/02/b1ae3305-infographic-toerschaatsen-word.pdf
  • Regeling provincie Drenthe – Frisse start na corona. Vanaf februari 2021 kunnen vrijwilligersorganisaties in hun eigen gemeente een subsidie aanvragen, zodat zij een frisse start kunnen maken zodra de coronamaatregelen dat toelaten. Het subsidiebedrag moet ten goede komen aan sociaal-culturele activiteiten die bijdragen aan de vitaliteit en kwaliteit van leven en wonen in Drenthe. De provincie Drenthe stelt, via de gemeenten, 675.000 euro beschikbaar. https://www.provincie.drenthe.nl/diversen/frisse-start-corona/