Afgelopen weekend vond op de Col du VAM het eerste grote sportevenement plaats in Drenthe sinds het uitbreken van de corona pandemie. Een enorme uitdaging voor organisator Thijs Rondhuis en zijn team (Courage Events), die hierin uitstekend geslaagd zijn. Op de vrijdagavond tijdens de beloftenkoers, vond een kennisbijeenkomst plaats vanuit het Kenniscentrum Events, waarin het thema ‘openbare orde en veiligheid in corona-tijd’ centraal stond. Lineke Bennema en Harm Lassche van de Veiligheidsregio Drenthe waren beschikbaar om vragen over dit thema te beantwoorden. Een korte terugblik.
Alle activiteiten van Veiligheidsregio Drenthe (VRD) richten zich op het vergroten van de veiligheid van de inwoners en bezoekers van Drenthe. Zo maakt de VRD afspraken over de aanpak van rampen en crises en zorgt voor een goede samenwerking tussen hulpverleningsdiensten, overheden, bedrijven en bewoners. De VRD staat onder aanvoering van de twaalf Drentse burgermeesters en zijn verantwoordelijk voor het gezamenlijk invulling geven aan de landelijke coronamaatregelen. Deze aanpak zorgt er voor dat er lokaal invulling gegeven kan worden aan het uitwerken van de landelijke maatregelen voor Drenthe, zonder dat er binnen Drenthe al te grote verschillen ontstaan.
Evenementen en corona
Wat betekent dit in de praktijk voor de evenementenorganisator? Sinds 1 juli is het weer mogelijk om bij de lokale gemeente een aanvraag te doen voor een vergunning voor evenementen. Zoals altijd controleren gemeenten hierbij of het evenement veilig kan verlopen, maar de eisen liggen natuurlijk vele malen hoger dan normaal. De VRD zorgt er voor dat gemeenten een betere inschatting kunnen maken wat een corona-proof evenement is en wat niet. Insteek van de VRD is dat we vooral moeten kijken naar wat wel kan, maar dat het allemaal wel verantwoord moet zijn. Dit betekent onder meer dat het evenement ten allen tijden de 1,5m afstand tussen bezoekers en deelnemers moet kunnen garanderen, maar dat ook de manier van werken tijdens op- en afbouw, voor de vrijwilligers en alle andere betrokkenen op een verantwoorde manier geregeld moet zijn.
Het gevolg is dat er vooraf veel meer energie gestopt moet worden in het ontwikkelen van de gedetailleerde plannen voor een veilig evenement. In het geval van het NK Wielrennen ging het zelfs om een 82 pagina’s dik protocol waarin alle details gedocumenteerd zijn. Een grote uitdaging voor zowel de organisator, maar ook voor de betrokken vergunning verstrekkers en alle betrokken hulpdiensten. Om iedereen een handje te helpen heeft de VRD een corona-checklist opgesteld die organisatoren kunnen helpen om hun eigen protocollen te ontwikkelen.
NK Wielrennen
Voor het NK wielrennen betekende dit dat Thijs Rondhuis grote aanpassingen moest doen aan het originele plan voor het evenement. Omdat een NK normaal gesproken wel 30.000-40.000 bezoekers trekt en het in de openbare ruimte plaatsvindt, was de eerste uitdaging dat het parcours hermetisch afgesloten kan worden. Een uitdaging die voor een wielerevenement natuurlijk enorm is. Daarom is er voor dit kampioenschap gekozen voor een relatief kort rondje van 7 km dat geheel in de hekken gezet is. Daarbij is gekozen voor het compleet scheiden van de verschillende ‘bubbels’ tijdens het evenement. De renners/ploegen, journalisten, genodigden en officials kwamen nergens bij elkaar en hadden eigen parkeerlocaties, wandelroutes en ruimtes op het evenemententerrein.
Enkele maatregelen die tijdens het NK duidelijk zichtbaar waren:
- Ruime inrichting van het terrein in relatie tot het aantal mensen, 1,5m moet ten allen tijden mogelijk zijn. Wandelroutes met éénrichtingverkeer, verschillende groepen komen elkaar niet tegen. Zelfs een hek op 1,5m van het hek dat het parcours afzet, zodat er ruimte zat tussen het publiek en de passerende renners. In totaal is er 11 km aan hekwerken geplaatst.
- Gefaseerde op- en afbouw die de hele week geduurd heeft, zodat verschillende bedrijven elkaar zo min mogelijk treffen.
- Uitvoerige triage (gezondheidscheck). Voor de renners en ploegen zelfs twee keer een corona-test (= UCI protocol), maar voor bezoekers een triage bij aanrijden en bij aankomst op de evenementenlocatie. Ook een uitgebreide registratie wie op welke dag wel en niet waar op het terrein aanwezig was.
- Hygiëne maatregelen: handen wassen en ontsmetten bij betreden van het evenementen terrein en op verschillende plekken op de locatie. Extra aandacht voor schoon sanitair. Uitdelen van mondkapjes aan bezoekers.
- Informatievoorziening vooraf per email, maar ook op locatie zichtbaar mensen er aan herinneren. Ook de speakers zorgden voor reminders t.a.v. het corona-protocol.
- Bij de horecavoorzieningen werd er alleen gebruik gemaakt van wegwerpmaterialen en is er met de inrichting van de horecavoorziening rekening gehouden met de 1,5m. Denk aan looproutes op de grond geplakt, stippen bij de bar voor maximaal aantal wachtenden, tafels en stoeltjes met voldoende ruimte er omheen, etc.
- Achter de schermen was er natuurlijk nog extra aandacht voor het monitoren van bezoekersstromen, beveiliging en het aanspreken van mensen die zich niet aan het protocol houden.
Bekijk hier een korte impressie van de NOS over de maatregelen die rondom het NK Wielrennen getroffen zijn.
Heeft het evenement nog zin?
In onze eerdere artikelen over het omgaan met de corona-crisis en de mogelijkheden tot een 1,5m evenement gaven wij al aan dat je jezelf moet afvragen of dit het allemaal waard is. In het geval van een NK wielrennen zijn er sportieve argumenten en is het ook een media-evenement, waardoor toch veel mensen van het evenement kunnen genieten. Het is natuurlijk aan de organisator zelf om in te schatten of een evenement met veel minder bezoekers en/of deelnemers nog de moeite waard is om te organiseren. Zo gaf de Superprestige veldrijden in Gieten aan het aan toch te proberen om 2020 door te gaan, dan maar met minder publiek. Daarentegen spraken wij wielertoertochten die aangaven dat zonder ongedwongen gezelligheid na afloop het voor hen dit jaar even niet hoefde. Zoals wij eerder aangaven, denk aan wat de corona-aanpassingen betekenen voor financiële haalbaarheid, maar ook of de identiteit van het evenement niet wordt aangetast door de aanpassingen.
Zo kwam tijdens de kennisbijeenkomst een voorbeeld ter sprake van een festival met zogenaamde ‘piratenmuziek’. Op zich zou het best haalbaar zijn om dit evenement corona-proof te organiseren. Het moet dan in de openlucht of in ieder geval geen gesloten tent. Stoeltjes met ruimte afstand van elkaar, niet meezingen, enz. De vraag is of dit niet in zulk een grote mate afbreuk dat aan het reguliere concept, dat het wellicht beter is om het niet te doen. De VRD gaf bij dit voorbeeld aan dit evenement ook een negatief advies te geven, omdat het lastig zal zijn om nadat het publiek eenmaal wat alcohol heeft genuttigd en de muziek uitnodigt om gezellig in beweging te komen, de maatregelen te blijven handhaven. Je moet wel realistisch blijven als organisator, is het aannemelijk dat het publiek zich aan de maatregelen blijft houden?
Evenementen in 2021
Ook de VRD hoopt dat er in 2021 weer meer mogelijk gaat zijn dan in 2020. Maar het blijven onzekere tijden. Het nadeel is momenteel dat de spelregels voor het krijgen van een vergunning kunnen veranderen tijdens het proces. “Je krijgt ook als organisator dan ook een vergunning onder de voorwaarden dat de corona-maatregelen voor het evenement niet verder worden aangescherpt,” aldus Harm Lassche van de VRD. Dat is toch een behoorlijke risico-factor waar je als organisator rekening mee moet houden en die niet te verzekeren is.
Voorlopig lijken grootschalige publieksevenementen dan ook lastig te worden, ook in 2021. Het is belangrijk dat als er toch achteraf een corona-geval blijkt, bron- en contactonderzoek haalbaar is. Dat is goed te doen als een evenement meerdere kleine podia heeft en er per podium max. 50-100 mensen toegelaten worden waarvan de gegevens en tijdsloten bekend zijn. Maar 5.000 mensen op een groot veld tegelijk voor een podium maken dat een bron- en contactonderzoek achteraf onhaalbaar worden. Festival organisatoren doen er voor 2021 verstandig aan om zowel in concept (intiem, geen opzwepende muziek) als in ontwerp (routes, tijdsloten) rekening mee te houden dat we nog niet van het virus af zijn.
Blijf in contact met uw gemeente
Het eerste aanspreekpunt voor het maken van evenementenplannen in deze tijden blijft de gemeente. De vergunning verstrekker moet mee kunnen denken over wat wel en niet kan. Mocht je als organisator er met de gemeente niet uitkomen, dan is het Kenniscentrum Evenementen, in samenwerking met de mensen van de VRD, bereikbaar om met u mee te denken om bepaalde hobbels in het protocol te overwinnen. Blijf verder goed om u heen kijken. Er zijn momenteel weinig evenementen waar we de protocollen van kunnen afkijken, maar we kunnen natuurlijk wel veel leren van de oplossingen die de detailhandel, horeca, sportverenigingen of campings verzinnen. Wij nodigen organisatoren ook van harte uit om hun creatieve oplossingen te delen met hun collega’s via ons kenniscentrum.