Het was een zware periode voor evenementen- en festivalorganisatoren. Langzaam aan ging de sport weer open, musea gingen weer open, de horeca ging weer open, maar uitzicht op onze festivals en evenementen was er lange tijd niet. Aan het begin van de corona-crisis adviseerden wij als kenniscentrum om voorzichtig af te wachten, risico’s af te wegen, zo min mogelijk vroegtijdig kosten te maken en in gesprek te blijven met verschillende stakeholders. Afgelasting dit jaar is vervelend, maar we willen natuurlijk vooral dat onze evenementen in een later stadium wel weer terugkeren. Maar, inmiddels is er ook voor de evenementenbranche weer wat meer mogelijk. Tijd om eens opnieuw te kijken wat de laatste versoepeling gaat betekenen voor onze evenementen. Uitdaging: hoe ziet een 1,5m evenement eruit?
De evenementenbranche is onevenredig hard geraakt door de corona-crisis. Ineens was er helemaal niks meer mogelijk. Waar sportclubs kwamen met online trainingen, restaurants met afhaalmaaltijden en congresorganisatoren met webinars, daar is er geen écht alternatief voor een festival, cultuur- of sportevenement. En hier gaat het niet alleen om een sector van € 1-1,5 miljard die in elkaar zakt, het gaat vooral óók om het gemis dat wij met zijn allen voelen. Het is altijd lastig om uit te leggen waarom evenementen en festivals zo belangrijk zijn voor onze samenleving. Maar deze lente en zomer voelen we pas echt wat we missen. Het plezier, de ontspanning, de verbinding van samen een evenement bezoeken, de nieuwe ontmoetingen, de ongedwongen sfeer, ontsnappen aan de dagelijkse realiteit, de batterij weer opladen, maar ook steeds vaker het aankaarten van maatschappelijk relevante vraagstukken en de motivatie die we halen uit het toewerken naar een sportief evenement. Evenementen en festivals doen er toe, en toen waren ze er ineens niet meer.
Het 1,5m evenement
Gelukkig kwam al snel het initiatief op gang vanuit een aantal grote organisatoren om richting Den Haag te lobbyen voor meer mogelijkheden om in alternatieven te denken. De laatste maanden spraken wij menig organisatoren van kleinere evenementen die wel ideeën had over hoe hun evenement doorgang zou kunnen vinden met kleinere aantallen en binnen de corona-richtlijnen. Maar omdat het een vergunning plichtige evenement was, leek er geen enkele ruimte te zijn. De laatste versoepeling biedt in ieder geval meer perspectief.
Maar de voorwaarden zijn nog steeds zwaar. Vanaf 1 juli geldt er geen maximum aantal bezoekers meer als de organisator weet te voldoen aan:
- Zitplaatsen voor iedere bezoeker
- Reservering vooraf
- Een gezondheidscheck van de bezoekers voorafgaand aan het evenement
- Anderhalve meter afstand, die geldt overal tijdens het evenement
Kan je hier niet aan voldoen dan geldt een maximum van 250 bezoekers. En dan hebben we nog niet eens over het verbod op meezingen of juichen. Het blijft nog steeds lastig voor te stellen dat een popfestival bestaat uit gereserveerde stoelen op 1,5m en waarbij meezingen uit den boze is. De lobby vanuit de evenementenbranche is dan ook nog niet ten einde. Maar tot die tijd wordt er veel creativiteit gevraagd binnen de sector om het hoofd boven water te houden.
Denken in mogelijkheden
Los van de vraag hoe het hoofd als organisator boven tafel te houden, is de belangrijkste vraag voor een corona-proof versie van het evenement: wat is de essentie van ons evenement. Deze vraag beantwoorden biedt perspectief voor het zoeken naar oplossingen. Als deze kern van het evenement of festival onrecht aangedaan wordt door een corona-variant, dan is het evenement door laten gaan waarschijnlijk geen goed idee. De vraag die daarna komt is: hoe kunnen we het business model van deze 1,5m variant rendabel maken. We komen met een aantal voorbeelden vanuit de praktijk.
Het Groningse Noorderzon is normaal gesproken een elfdaags kunstenfestival gecombineerd met een zomerfeest in een fraai aangekleed Noorderplantsoen. Normaal gesproken komen hier in totaal 135.000 mensen op af en worden 50.000 kaartjes verkocht voor de verschillende podiumkunsten. In hun missie willen zij artistieke kwaliteit en brede toegankelijkheid aan elkaar verbinden en de bezoekers nieuwsgierigheid prikkelen en spiegeling en dialoog faciliteren. Het festival zelf zou in een 1,5m variant niet de ongedwongen sfeer en brede toegankelijkheid hebben die centraal staat, en daarnaast ook nooit rendabel te maken zijn. Daarom kiest de organisatie voor het opknippen van het festival in heel veel kleinere activiteiten om zo toch de kunst haar podium te geven. Hierbij kiezen zij bewust voor een ietwat andere naam, waarmee duidelijk wordt dat de verwachtingen bijgesteld moeten worden. Het Noorderzomerprogramma kent wel de voorstellingen, maar niet het zomerfeest. De inkomsten zullen lager zijn, maar dat zijn de kosten ook. En de organisator weet zo toch invulling te geven aan een aantal van hun belangrijkste doelstellingen.
De Drentse Fietsvierdaags streeft er naar een verrassend, feestelijk, gastvrij, historisch, natuurlijk, leerzaam, spannend, uitdagend, cultureel én gezellig fietsevenement te zijn. Met 12.000 deelnemers zou het lastig worden om aan de coronamaatregelen te voldoen. Het risico van het door laten gaan in aangepaste vorm is dat je dan met veel minder deelnemers niet de beleving van een normale editie zou kunnen realiseren. Gevolg zou kunnen zijn dat deelnemers afhaken voor de toekomst. Door af te gelasten blijven de tickets geldig volgend jaar en heb je meteen al weer veel inschrijvingen voor (hopelijk) een volwaardige editie in 2021. Om toch invulling te geven aan hun missie wordt er dit jaar een alternatieve 4daagse georganiseerd. Een goedkope variant, waarbij mensen op een moment dat het hun uitkomt de route fietsen. Wel het fietsen, de natuur, hopelijk ook gezellig en zelfs met een medaille.
Er zijn ook organisatoren die een evenement neerzetten waarbij de essentie niet wordt aangetast in een 1,5m variant. Zij zouden vol in kunnen zetten op een plan dat voldoet aan alle huidige eisen. Zo is Paard en Erfgoed een evenement dat bestaat uit een plattelandsmarkt met kraampjes, oude trekkers, woonwagens en ambachten, en natuurlijk de paarden. Er is veel ruimte om de 1,5m afstand te behouden. Desondanks gaat de organisator het evenement wel spreiden over twee dagen en extra crowdmanagement maatregelen treffen. Het evenement is hiermee een testevenement voor Drenthe om te kijken hoe een 1,5m evenement haalbaar georganiseerd kan worden.
Andere testevenementen zijn het NK Wielrennen op de VAM en de Superprestige veldrijden in Gieten. Door het NK ging in eerste instantie een streep, maar organisator Thijs Rondhuis van Courage Events bleef op de achtergrond toch hoop houden en voorbereidingen treffen. Het voordeel van deze topsportevenementen is dat een groot deel van het publiek deze topsport zal volgen via de televisie. Het evenement verliest wel een beetje glans met veel minder publiek langs de route, maar de essentie, een spannende wedstrijd voor de kijker, kan wel overeind blijven. En hopelijk krijgen we in 2021 alsnog een breed toegankelijke editie op een volle VAM-berg.
Wat kan wel, wat kan niet?
Als we kijken naar de verschillende typen evenementen, dan zijn er best veel evenementen waar het haalbaar voor moet zijn om een 1,5m editie te organiseren, er van uitgaande dat de mensen die optreden of sporter wel gewoon ‘hun ding’ mogen doen.
- De kleinschalige evenementen met minder 250 bezoekers zijn sowieso goed haalbaar. De maatregelen zijn hier minder zwaar en de standaard protocollen geven voldoende richting om hier een oplossing te bieden.
- De evenementen en festivals waarbij bezoekers over meerdere dagen verspreid worden lijken haalbaar. Mits er voldoende ruimte is in relatie tot het aantal bezoekers. Om deze laatste reden zullen grootschalige vieringen in een stadscentrum, zoals een Koningsdag of Gouden Pijl onder de huidige voorwaarden lastig te organiseren zijn. Dit terwijl er voor Paard en Erfgoed en ook Liefair mogelijkheden kunnen zijn om wel deze oplossingen te vinden, omdat deze de ruimte hebben. Naast ruimte speelt bij dit soort festivals ook mee in hoeverre de bezoekersstromen te reguleren zijn. Dit is op een afgesloten festivalterrein eenvoudiger dan in een stadscentrum.
- Als we kijken naar breedtesport evenementen dan is vooral de schaalgrootte van belang. Een Cascaderun of 4 Mijl kan lastig worden met vele duizenden lopers en bezoekers op een parcours dat niet geheel afgesloten kan worden. De kosten om dit 1,5m proof te maken liggen waarschijnlijk veel hoger dan de opbrengsten. Daarbij doet het veel afbreuk aan de ziel van het evenement. Dit is heel anders voor bijvoorbeeld kleinere fietstoertochten, trailruns (zoals Run Forrest Run), of kleinschaliger loopevenementen.
- Voor de topsportevenementen is het publiek de grote uitdaging. Het betaald voetbal is natuurlijk aan het zoeken naar oplossingen en daar kunnen wellicht andere evenementen later van profiteren. Wie echt out-of-the box denkt zou kunnen nadenken over een specifieke corona-proof tribune, zoals King of Court in Utrecht heeft laten ontwerpen. Voordeel voor sommige topsportevenementen en ook het betaalde voetbal is dat televisie een belangrijke inkomstbron vormen en dat ook met veel minder publiek het toch nog waardevol kan zijn om het evenement doorgang te laten vinden.
- Grootschalige popconcerten, theater en dance-evenementen blijven onder huidige voorwaarden moeilijk. Je ziet ook organisatoren in deze sector al zoeken naar nieuwe concepten. Zo komt dance evenementen organisator ID&T (o.a. Mysteryland, Sensation) met een geheel nieuw concept naar Drenthe. Thema is rust en ruimte en het festival heet Tijdloos.
En nu?
Sommige evenementen en festivals kunnen inmiddels dus weer denken in mogelijkheden. Soms zijn kleine aanpassingen voldoende, soms is zal er een rigoureus andere opzet nodig. Het is belangrijk om de protocollen op de voet te volgen, maar ook om goed om je heen te kijken welke maatregelen goed werken en inmiddels voor bezoekers en deelnemers herkenbaar zijn. In ons ontwerp van de 1,5m evenementen kunnen we dan ook prima gebruik maken van de protocollen die door winkeliers, horeca en sport al ontwikkeld zijn.
Belangrijk is om als organisator ten alle tijd in goed contact te staan met vergunningverleners en verschillende scenario’s uitgewerkt hebt waarin de maatregelen zijn uitgewerkt zodat deze verwerkt kunnen worden in de vergunningaanvraag.
Tegelijkertijd is deze periode ook een kans om eens een ander type evenement te starten zoals ID&T laat zien. Ook zie je dat veel Drentse organisatoren die dit jaar overslaan wel een enorme stap gemaakt hebben in digitale communicatie met hun achterban. De Virtuele TT Run is natuurlijk geen volwaardige vervanger voor het evenement, maar deze manier van denken kan wellicht wel mogelijkheden bieden in de aanloop naar het evenement. Virtuele voorbereidingsloopjes in de aanloop naar de editie 2021. Meer contact, interactie en community building in de aanloop naar het evenement is iets waar we in deze periode heel veel over kunnen leren en in kunnen uitproberen.
Laten we voor 2021 hopen op verdere versoepeling, zodat onze mooie evenementen en festivals weer als vanouds doorgang kunnen vinden. Maar laten we deze crisis ook gebruiken voor innovatie, voor het door ontwikkelen van community building, online beleving en vernieuwende concepten. Never waste a good crisis.