Nog steeds zijn wij vol goede hoop dat 2021 ons alsnog een mooie evenementen en festivalzomer gaat brengen. Waarschijnlijk zijn het nog steeds 1,5m evenementen, maar wij hopen langzaam op een revival van onze branche. Afgelopen zomer bleek dat juist in corona-tijd het voor evenementenorganisatoren extra belangrijk is om jongeren te betrekken als vrijwilliger. De uitdaging van het werven van jongere vrijwilligers wordt door veel organisatoren gevoeld, maar vaak toch vooral als een lange termijn vraagstuk gezien. Maar zeker nu veel oudere vrijwilligers toch wat voorzichtiger zijn en twijfelen of ze wel of niet een bijdrage willen leveren, is het betrekken van jongeren een absolute noodzaak. Maar waarom blijkt het toch zo lastig? Vaak komt dit doordat het als organisatie niet altijd goed lukt om je te verplaatsen in de jongeren en om de communicatie af te stemmen op de doelgroep. Harjan Pronk ging namens ons Event Support team op onderzoek uit en kwam met interessante inzichten over de doelgroep.
Doelgroepanalyse
Het maken van een doelgroepanalyse begint met het bedenken wie er in de doelgroep zitten, waar je hem afbakent, maar ook welke verschillen er nog binnen de doelgroep aanwezig zijn. Welke leeftijdsgroep wil je gaan benaderen, in welk verzorgingsgebied, welke interesses moeten ze hebben om zich verbonden te voelen tot het evenement, maken ze deel uit van een bepaalde ‘subcultuur’? Zijn er meer kenmerken te bedenken die bij de potentiële vrijwilligers passen, zoals sociale status, studie/werk, etc.?
De volgende stap is met de doelgroep in gesprek. Wervingsacties gaan pas effectief zijn als je weet wat de doelgroep beweegt. Heb je bijvoorbeeld al vrijwilligers binnen deze doelgroep, ga dan eens goed met hen in gesprek. Of bevraag uit de eigen familiekring of kennissen enkele jongeren die in deze doelgroep vallen. Hoe kijken zij het naar uw evenement? Welke functies en rollen zouden bij hen passen? Hoe zouden ze eventueel benaderd willen worden? Neem voor het gesprek voorbeelden mee van wervingsactiviteiten die uw evenement normaal gebruikt en vraag hoe ze hier naar kijken. Leg ook uit hoe jullie met vrijwilligers omgaan en vraag hen hierop te reageren. Waar jullie huidige vrijwilligers wellicht aanslaan op een eenvoudige email, nieuwsbrief, krantenartikel, een korte briefing of borrel naar afloop, dat wil niet zeggen dat dit voor nieuwe doelgroepen ook werkt. Een doelgroepanalyse maak je dus altijd samen met de doelgroep!
Motieven
Onderzoek uit Noorwegen leert ons dat er enorm veel verschillende motieven kunnen zijn om vrijwilliger te worden bij een evenement. Opvallend in dit onderzoek is dat elementen als het krijgen van een kledingpakket of het ontmoeten van VIPs bijna onderaan staat. Vrijwilligers werken namelijk vooral uit intrinsieke motivatie, het gaat om zaken als jezelf ontwikkelen, leren en plezier hebben. Maar dit kan natuurlijk wel per doelgroep verschillen.
Onderzoek van twee afstudeerders aan de Hanzehogeschool onder vrijwilligers in het sociaal domein liet zijn dat voor jongeren de volgende vijf motieven voorop staan als het gaat om vrijwilligerswerk:
- Voldoening in het werk dat gedaan wordt
- Betrokkenheid bij een organisatie/ ‘er bij’ horen, gezelligheid
- Opdoen van kennis en ervaring
- Iets bijdragen aan de maatschappij
- Waardering van de organisatie
Kijkend naar deze motieven, dan zijn deze ondanks enige overlap wellicht wel enigszins van een andere aard dan de motieven van het huidige vrijwilligerskorps. Met name het écht betrokken zijn bij de organisatie en het willen leren lijkt essentieel. Bedenk wel dat deze behoeften voor de specifieke doelgroep van uw evenement weer net andere behoeften en motieven kan hebben dan uit dit onderzoek gebleken is.
De doelgroep bereiken
Eenmaal als je een doelgroep hebt uitgekozen zal er contact moeten worden gelegd. De kunst is om de wervingscirkel te verbreden. Via de eigen kanalen, zoals de evenementenwebsite, nieuwsbrief of sociale media kanalen, bereik je maar een relatief smalle groep waar wellicht weinig jongeren tussen zitten. Ook het traditionele artikel of advertentie in de lokale krant zal weinig effectief blijken om deze doelgroep te betrekken.
Een mogelijkheid is adverteren op de sociale media-kanalen die populair zijn onder de doelgroep. Aan de achterkant van Instagram kan je advertenties inkopen die precies op doelgroepen getarget kunnen worden. Hierdoor kunnen de kosten vaak nog best wel meevallen. De vraag is echter of de doelgroep op deze manier benaderd wil worden. Als je bijvoorbeeld studenten of jonge professionals wil betrekken, dan wordt LinkedIn steeds interessanter. Met name hoger opgeleide jongeren zijn hier veel te vinden en hier zoeken ze naar nieuwe kansen op werkgebied. Kennis en ervaring opdoen is precies één van de motieven die relevant zou kunnen zijn voor een jongere om vrijwilliger bij een evenement te worden.
Een andere werkwijze is de informele methode. Gebruik huidige vrijwilligers in de doelgroep of andere jongeren in jouw netwerk om actief in hun eigen kring mensen te bevragen. Dit zou ook via de meer informele route van WhatsApp kunnen. Stel een mooi en kort wervend tekstje op met een pakkende foto van het evenement en vraag in eigen kring wie dit met de doelgroep wil delen. Zet in de tekst in ieder geval dat je hen ook uitnodigt om het bericht door te sturen. Zorg ook voor een duidelijke call to action: hoe kunnen ze jou bereiken?
De doelgroep behouden
Vaak wordt gezegd dat een afterparty essentieel is om jongere vrijwilligers te behouden. In de bovengenoemde motieven blijkt dat dit niet altijd essentieel hoeft te zijn. Op het motief ‘gezelligheid en ergens bij horen’ kan mooi ingespeeld worden met een afterparty. Maar wellicht heeft jouw doelgroep heel andere motieven.
Essentieel voor het behouden van vrijwilligers is voldoende écht contact. Zorg voor een goede intake, een persoonlijk gesprek waarin je elkaar leert kennen, de drijfveren van de vrijwilliger leert kennen en ook te weten komt welke kwaliteiten hij of zij kan gaan inzetten. Als je veel vrijwilligers wil werven, dan kan het zijn dat je met meer mensen intakes moet gaan doen. Ook tijdens het evenement zelf is persoonlijke aandacht belangrijk. Een goede briefing, af en toe langslopen om kort te informeren hoe het gaat, na afloop een persoonlijk bedankje.
Natuurlijk is een afterparty of barbecue na afloop een prima manier om iedereen informeel te spreken en te bedanken. Maar het behouden van vrijwilligers vraagt meer dan alleen een gezellige afsluiter. Zorg voor een juiste follow-up. Stuur na een paar dagen nog even een berichtje om te vragen hoe ze het ervaren hebben en of er nog verbeterpunten zijn. Jongeren willen graag meedenken in de organisatie en dit is een goede manier om informeel contact te houden.